O Método Kanban é um processo de gestão visual simples e de fácil implementação, utilizado para gerenciar e conduzir projetos e tarefas.
Com origem nas fábricas da Toyota em 1953, quando o Engenheiro Taiichi Ohno começou a utilizar cartões (“kanban” em japonês) para controlar o estoque de materiais utilizados na construção de automóveis. No chão de fábrica, os funcionários comunicavam o estoque de um material entre os times através de cartões com cores correspondentes ao nível do estoque, e quando chegavam ao cartão que correspondia ao nível alarmante, era repassado ao time responsável pela reposição. Desse modo, não havia falta ou sobrecarga no estoque, pois um novo item só era adquirido quando o estoque era zerado.
Seguindo o mesmo princípio, mas aplicado às tarefas de uma equipe, David J. Anderson impulsionou o uso dos cartões kanban para gestão de projetos ágeis, evoluindo ao que se conhece hoje como Método Kanban. A ideia foi de visibilizar as demandas da equipe em cartões, e distribuí-las conforme a fase em que se encontravam. Em resumo, o quadro kanban nada mais é do que um painel, físico ou virtual, dividido em colunas, onde cada uma delas indicam as etapas de um projeto ou tarefa. Tradicionalmente, as etapas são nomeadas como “a fazer”, “fazendo” e “feito”, mas podem ser criadas e aplicadas diversas outras, a depender da particularidade de cada caso.
Figura 1 – Quadro kanban
Fonte: https://dionatanmoura.com/o-mantra-da-produtividade/gestao-de-tarefas/gestao-visual-com-quadro-de-kanban/
A implementação do quadro kanban permite que o time envolvido no projeto visualize as demandas e esteja ciente das atividades em desenvolvimento, com uma visão global do processo.
Os usuários do sistema Neovero tem a opção aplicar o modelo kanban em gestão de projetos, obras ou outros processos de gestão que precisam de uma visualização rápida das fases envolvidas e acompanhamento ágil de suas atividades. A flexibilidade e simplicidade do método possibilita ser implementado em diversos cenários. Nos estabelecimentos assistenciais de saúde (EAS), contribui com a priorização das atividades com caráter de urgência e acompanhamento de projetos que demandam grandes recursos e tempo.
Desde o ponto de vista da sua aplicabilidade em um EAS, o modelo kanban pode ser aplicado, por exemplo:
- Para gerenciar o fluxo de um projeto de incorporação de um novo equipamento e todas as tarefas envolvidas, tais como, recebimento, instalação, calibração e treinamento dos usuários:
Figura 3 – Exemplo de acompanhamento projeto de incorporação de novo equipamento utilizando o Quadro Kanban do Sistema Neovero
- Expandir ou modificar o parque tecnológico atendido pelo setor de Engenharia Clínica ou Hospitalar, permitindo o acompanhamento através da distribuição das ordens de serviço no quadro, desde o inventário, treinamento da equipe para operação dos novos dispositivos, fixação das etiquetas QR Code, execução de manutenções preventivas ou descarte de equipamentos por obsolescência.
- A ampliação de um EAS através da construção/reforma de novos setores. O exemplo a seguir mostra o acompanhamento de um projeto de construção de uma nova UTI, evento comum no cenário atual mundial devido a pandemia provocada pelo novo coronavírus. O quadro kanban acompanha desde trabalhos de alvenaria do novo setor, até a higienização para entrega:
Figura 4 – Exemplo de acompanhamento de projeto de criação de novo setor utilizando o Quadro Kanban do Sistema Neovero
Por sua vez, os usuários do sistema Neovero podem criar seus próprios modelos kanban seguindo alguns simples passos:
- Criação do projeto, para definir as tarefas e fases que farão parte do conjunto de ações a serem monitoradas.
- Definição de etapas, a fim de fragmentar em diversos graus de consecução as ordens de serviço que compõem o projeto. O número e nome das colunas dependerá do fluxo de trabalho previamente definido no cronograma de gestão.
Figura 2 – Definição das colunas do Quadro Kanban no sistema Neovero
- Distribuição das demandas, onde uma ou várias ordens de serviço são vinculadas ao projeto a fim de serem distribuídas entre as etapas do quadro kanban por meio de um cartão virtual.
Desta forma, o quadro permite uma visualização rápida do andamento do projeto, pois os cartões trazem um resumo das ordens de serviço com informações relevantes como responsável, equipamento, setor, tipo de manutenção ou tarefas, além facilitar a priorização das fases através de cores. De acordo com o andamento e entrega dos serviços, as OS podem ser transferidas entre uma etapa e outra.
Disponível também na versão mobile do sistema Neovero, a funcionalidade de Quadro Kanban traz mobilidade aos gestores no acompanhamento de projetos, e para equipe técnica na execução das atividades definidas.
Figura 5 – Quadro Kanban na versão mobile do Neovero
O Método Kanban disponível no sistema Neovero garante uma forma simples de visualizar e acompanhar tarefas programadas e suas execuções, melhorando o lead-time das entregas, a produtividade das equipes e a eficiência geral dos projetos.
