A assinatura de documentos é uma atividade comum em empresas e instituições de todos os tipos. Seja para aprovar contratos, autorizar pagamentos ou validar relatórios, a assinatura é um processo essencial para garantir a autenticidade e a legalidade dos documentos. No entanto, com a crescente digitalização dos processos, a assinatura em papel está se tornando cada vez mais obsoleta. É aí que entra o Neovero Sign, uma ferramenta que permite assinar documentos eletronicamente de forma fácil e segura.
O que é o Neovero Sign?
O Neovero Sign é uma funcionalidade do sistema Neovero que permite a assinatura eletrônica de documentos. Com ele, é possível criar uma assinatura eletrônica através do seu e-mail assim que um documento for gerado no seu nome.
Como utilizar o Neovero Sign?
Para utilizar o Neovero Sign, é necessário ter acesso ao sistema Neovero. O sistema Neovero é uma plataforma de gestão de ativos e de manutenção hospitalar que agora também irá permitir a criação, o armazenamento e o compartilhamento de certificados assinados digitalmente de forma segura e eficiente.
Quando um documento for submetido à assinatura, um e-mail automático do sistema será enviado ao signatário para que este possa confirmar o seu e-mail. Tanto para validar o e-mail, quanto para assinar um documento, um “token” será gerado e enviado ao e-mail do colaborador para que se possa concluir a assinatura.
O Neovero Sign oferece diversos eventos comprobatórios para identificar os autores, como o usuário responsável pelo evento, a data e hora do evento, a geolocalização e o endereço IP do dispositivo. Todos esses eventos registrados são protegidos por criptografia, garantindo a segurança e a integridade dos documentos.
Quais são as vantagens da assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica oferece diversas vantagens em relação à assinatura em papel. Em primeiro lugar, ela é mais rápida e fácil de ser realizada, já que não é necessário imprimir, assinar e escanear o documento. Além disso, a assinatura eletrônica é mais segura e confiável, já que utiliza criptografia e outros mecanismos de segurança para garantir a autenticidade e a integridade do documento. A assinatura eletrônica também é mais sustentável e econômica, contribuindo para a cultura Zero Papel, já que reduz o seu consumo e os custos com impressão e transporte de documentos.
Outra vantagem da assinatura eletrônica é a sua validade jurídica. No Brasil, a assinatura eletrônica é regulamentada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020, que reconhecem a validade jurídica dos documentos eletrônicos assinados digitalmente. Isso significa que os documentos assinados eletronicamente têm o mesmo valor legal que os documentos assinados em papel, desde que sejam utilizados os mecanismos de segurança adequados.
Quais são os cuidados que devem ser tomados ao utilizar a assinatura eletrônica?
Embora a assinatura eletrônica seja uma ferramenta segura e confiável, é importante tomar alguns cuidados ao utilizá-la. É importante verificar se o sistema utilizado para a assinatura eletrônica oferece mecanismos de segurança adequados, como criptografia e autenticação de usuários. É recomendável utilizar senhas fortes e alterá-las regularmente.
Outro cuidado é verificar se o documento a ser assinado eletronicamente está completo e correto, lendo atentamente antes de assiná-lo. Caso haja alguma dúvida ou erro no documento, é recomendável entrar em contato com o emissor do documento antes de assiná-lo.
Por fim, é importante lembrar que a assinatura eletrônica não é uma ferramenta infalível e pode ser alvo de fraudes e ataques cibernéticos. Por isso, é importante estar sempre atento e tomar os cuidados necessários para garantir a segurança e a integridade dos documentos.
Conclusão
O Neovero Sign é uma ferramenta essencial para empresas e instituições que desejam agilizar e simplificar o processo de assinatura de certificados, contribuindo ainda para a modernização e a eficiência dos processos da empresa.
Com ele, é possível assinar os documentos eletronicamente de forma fácil, segura e confiável. Oferecendo diversas vantagens em relação à assinatura em papel, como a rapidez, a facilidade, a sustentabilidade e a validade jurídica dos documentos.
A assinatura eletrônica é uma tendência cada vez mais presente no mundo dos negócios, e o Neovero Sign é uma solução completa e confiável para quem deseja adotá-la em sua empresa ou instituição.
