Papel Zero

Uma empresa aderida ao conceito de papel zero visa criar um ambiente de trabalho onde o uso do papel é substancialmente reduzido ou eliminado. Isso é feito através da conversão de documentos e outros papéis para o formato digital, envolvendo a mudança ou criação de processos de gestão que não requerem mais o arquivamento de físico de informações. 

A adoção da também chamada de cultura papel zero traz um conjunto de benefícios diretos para as empresas, e indiretos para a sociedade em seu conjunto, tais como economizar custos de aquisição, armazenamento e tratamento de papel, incrementar a produtividade das equipes envolvidas na produção, arquivamento e acesso / consulta de documentos, assim como reduzindo o impacto ecológico da indústria madeireira no meio ambiente.

No tocante aos processos gerenciais e operacionais envolvidos na gestão de ativos e da manutenção, existem um conjunto de tarefas que, caso a empresa não dispor de um sistema informatizado dedicado (mais os dispositivos necessários para acessar ele), fazem com que a impressão em papel de documentos seja quase obrigatória e, como veremos, ineficiente e oneroso, por exemplo:

 

  • Fichas de ordens de serviço vazias para preenchimento em campo.
  • Fichas de ordens de serviço preenchidas para coleta de assinaturas e arquivamento físico.
  • Registros de consumo de água, energia ou gases.
  • Certificados de calibração, ou certificados de checklist de preventivas, para arquivamento físico.
  • Emissão de Laudos de instalação ou obsolescência de equipamentos.
  • Inventários de equipamentos, ou produtos em estoque para controle de existências.
  • Emissão de autorizações de saída e recepção de equipamentos para controle de transportes internos, externos, temporários ou definitivos.
  • Impressão de cronogramas de manutenção e agenda de oficinas.
  • Listagem de atendimentos pendentes.
  • Impressão e armazenamento de orçamentos aprovados.

 

Os softwares desenvolvidos pela Neovero Sistemas não apenas tornam desnecessária a impressão desses e outros documentos, mas também favorecem a melhoria da produtividade dos colaboradores e setores envolvidos nos processos operacionais. Os aplicativos mobile para Android e IoS permitem acessar as informações através de celular de forma remota e inclusive coletar assinaturas ou gerar certificados no local de execução dos trabalhos, ficando as informações arquivadas no sistema e garantindo a segurança da informação e a rastreabilidade dos processos.

Neste sentido, devemos lembrar que é de extrema importância manter a rastreabilidade de todos os procedimentos de gestão, mas principalmente de aqueles que afetam à segurança do paciente e aos processos de gestão de risco. A gestão documental em papel dificulta o arquivamento e acesso de tais documentos, e impossibilita vincular de forma efetiva informações existentes e relevantes entre as evidências que compõem esses arquivos. Em outras palavras, não é possível garantir a rastreabilidade em papel por conta da complexidade dos processos de gestão de risco nem, por sua vez, obter benefícios em termos de inteligência de negócio, já que os dados armazenados em papel não são suscetíveis de tratamento informatizado.

Além disso, os avanços na medida provisória que regula a validade de documentos assinados digitalmente fazem que certificados, laudos ou orçamentos emitidos pelo Neovero com assinaturas coletadas em tablets e smartphones tenham total validade legal, não precisando ser impressos e armazenados fisicamente.

Em síntese, adotar a cultura de papel zero em setores ou empresas com foco na gestão da manutenção é simples sendo usuário do software Neovero. A gestão documental informatizada possibilita o acesso fácil e estruturado à informação, garantindo ao mesmo tempo a rastreabilidade das ações. A economia gerada para as empresas em termos de custo de compra de papel, aquisição de impressoras, manutenção e suprimentos destas, contratação de espaço e aquisição de móveis dedicados ao armazenamento de documentos, junto com a melhoria dos índices de produtividade de equipes técnicas e ativos físicos, têm um impacto enorme na conta de resultados. Enquanto isso, continuar mantendo práticas de gestão baseadas na impressão física em papel tornam obsoletos, caros e ineficientes os processos envolvidos.