A utilização de sistemas informatizados já é uma realidade nos Estabelecimentos Assistenciais de Saúde, auxiliando e otimizando a cadeia de processos relacionada aos ativos das instituições. Dentre os mais utilizados devemos destacar os CMMs (Computerized Maintenance Management System), para a gestão de manutenção e dos seus ativos, e os ERP’s (Enterprise Resource Planning), para a gestão integrada das atividades da organização como um todo. Apesar de terem escopos claramente diferenciados, ainda é comum confundir ambos tipos de sistemas e acreditar que com algumas funcionalidades presentes nos ERPs podem ser atendidos processos específicos dos departamentos de Engenharia Clínica e Manutenção Hospitalar.
Existem algumas semelhanças entre CMMS e ERP, porém as diferenças nos processos gerenciados de ambos os softwares são muito maiores, principalmente desde o ponto de vista das necessidades gerenciais e operacionais específicas dos departamentos de Manutenção, bem como o cliente interno ou usuário final para os quais foram desenvolvidos.
ERP – Enterprise Resource Planning
Um ERP é um software de gestão integrada de negócios, do inglês Enterprise Resource Planning, que permite centralizar as atividades de diversos setores de uma organização, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Oferece uma abordagem nos processos de finanças, estoque, compras, recursos humanos, gerenciamento de projetos, fiscal, aquisições etc., através de módulos. No âmbito hospitalar um ERP inclui processos de gestão vinculados ao cuidado com o paciente, como prontuário eletrônicos e histórico para suporte à decisão clínica, gestão de leitos e agendamentos, além da integração com sistemas HIS (Radiology Information System), LIS (Laboratory Information System), RIS (Radiology Information System) e PACS (Picture Archive and Communication System) auxiliando no gerenciamento de dados e informações numa plataforma centralizada.
De acordo com a necessidade e especificidade da organização, pode ser implementado um módulo destinado a gestão de manutenção e ativos. No entanto, as informações contidas nesse módulo acostumam ser muito superficiais se considerado o complexo universo dos departamentos de manutenção e suas necessidades de controle técnico e de segurança do paciente, já que não é um sistema desenvolvido especificamente para esse fim.
CMMS – Computerized Maintenance Management System
Um CMMS é um sistema de gerenciamento de manutenção computadorizado, do inglês Computerized Maintenance Management System, como o Neovero. Um dos pontos fortes de um CMMS é que ele permite acompanhar todos os processos envolvidos na gestão da manutenção e sua rastreabilidade. Para isso, um CMMS é capaz de registrar e controlar todos os ativos de uma organização, gerenciar uma ordem de serviço, desde o processo de entrada de um pedido de reparo com detalhamento de todo o histórico do serviço prestado, e geração de relatórios detalhados sobre a operação; automatizar ordens de serviço preventivas e gerenciar o estoque de peças que são utilizadas para realização das manutenções.
Além do software disponibilizado em versão web, a versão mobile de um CMMS permite a equipe de manutenção registrar as informações de atendimento em tempo real, mantendo o banco de dados da organização seguro e com informações confiáveis. Com as informações registradas, os gestores dos departamentos de manutenção podem criar indicadores baseados em KPI’s específicos dos setores, tais como índice de finalização de OS, análise das pendências das ordens de serviço, valor de substituição do ativo x custos de manutenção, e outros.
Por tanto, CMMS e ERP não são sistemas concorrentes, nem atendem os mesmos processos de gestão, já que um CMMS atua em pontos que não são foco de um ERP, e vice-versa, especificamente para o gerenciamento da manutenção. Normalmente um CMMS costuma ter um custo de implantação e operação mais baixo quando comparado a um ERP. Além do custo, podemos destacar algumas vantagens de um CMMS sobre um ERP no cerne das atividades dos setores e engenharia clínica e manutenção hospitalar:
- Planejamento de manutenção preditiva e preventiva com previsão de mão de obra e materiais envolvidos;
- Gestão de serviços, obras e contratos com fornecedores;
- Controle de produtividade da equipe técnica
- Gerenciamento da performance de ativos;
- Gerenciamento metrológico, com emissão de laudos de calibração, com dados e informações exigidas por normas.;
- Métricas e indicadores de disponibilidade de equipamentos, tempo médio entre falhas, tempo médio de reparo etc.
- Ferramentas de Business Analytics / Inteligência de Negócios para tomadas de decisão, a fim de maximizar a vida útil dos ativos;
Por último, é possível integrar as soluções para usufruir de todo o potencial dos sistemas, de forma que alguns fluxos de informações pré-definidos reflitam em ambos. Com os sistemas integrados, uma solicitação de compra de peça feita dentro de uma ordem de serviço no CMMS irá refletir no módulo de compras do ERP, por exemplo. Ou uma requisição de serviço aberta no ERP será gerenciada pelo CMMS. Para atender estas demandas, hoje a Neovero disponibiliza aos seus clientes interessados no processo de integração nossa API REST.
O uso adequado das tecnologias disponíveis no mercado tende a desempenhar um papel importante no tratamento disponibilizado ao paciente, beneficiando e garantindo assertividade e segurança no cuidado prestado. Para isso, é importante entender a função de cada software, visando otimizar o uso dentro de uma instituição, seja usando cada ferramenta de forma avulsa ou através de uma integração onde ambas interatuem de forma automática.
