As demandas dos hospitais e centros de assistência à saúde são intensas e críticas, fazendo-se necessário o controle efetivo e a disponibilidade do parque tecnológico e da infraestrutura hospitalar. Por conta da pandemia provocada pela Covid-19, não seria diferente. A necessidade de atender eventos críticos aumentou significativamente com a chegada do vírus, especialmente em setores responsáveis por garantir a disponibilidade do parque de equipamentos em funcionamento, objetivos chave da gestão de engenharia clínica e manutenção hospitalar, a fim de manter os padrões de segurança e eficiência no atendimento aos pacientes.
É de suma importância que toda atividade de manutenção seja evidenciada e detalhada, prevalecendo a qualidade e a confiabilidade dos processos envolvidos. Assim, nota-se a importância de um sistema dedicado para o gerenciamento informatizado da manutenção (CMMS), que possibilite a automação de todas ou da maior parte das tarefas próprias da gestão. Considerando a velocidade com que a informação é trocada e demandada nos atuais modelos de gestão, as métricas e os indicadores de manutenção ou KPI’s (indicadores chaves de performance), são fundamentais na tomada de decisão e no controle em tempo real das ações, planejadas ou não.
Com o sistema Neovero, o acesso ágil às métricas e indicadores é possível através dos dashboards: uma ferramenta avançada e flexível que permite a visualização de forma personalizada dos dados e resultados selecionados. Diferentes tipos de dashboards podem ser configurados, levando em conta a métrica utilizada e o modelo de saída:
- Dashboards de Monitoramento: proporcionam um acompanhamento em tempo real do estado de diferentes situações dentro de uma unidade, como equipamentos parados ou ordens de serviços pendentes.
- Dashboards de Relatório: fornecem listagens de itens, delimitados no tempo, que servem para informar conjuntos de dados como, por exemplo, equipamentos inativos e/ou pendentes de descarte, por período e causa.
- Dashboards de Indicadores: facilitam a visualização de todos os indicadores próprios da engenharia da manutenção, provendo resultados não apenas úteis para análises de períodos passados, mas necessários para projetar tendências e, assim, prever estados futuros.
Com base nesses modelos, o acompanhamento periódico dos dashboards favorece as tomadas de decisões rápidas e precisas em três blocos chaves do gerenciamento estratégico:
Gestão de Eficiência e Produtividade
Como exemplo de métricas e Indicadores para o controle da produtividade, podemos citar:
- Quantidade de serviços executados no período, internos e externos
- Produtividade de oficinas técnicas e serviços terceirizados
- Acompanhamento de Pendências
- SLA (Acordos de Nível de Serviço)
- MTBF – (Mean Time Between Failures, ou Tempo Médio Entre Falhas)
- MTTR – (Mean Time to Repair, ou Tempo Médio para Reparo)
Dashboard de produtividade, como o SLA para medição do Tempo Médio de Atendimento, é essencial para todos os aspectos que abrangem a prestação de serviços, pois torna-se possível o monitoramento da capacidade de resposta e o cumprimento das metas conforme o acordo com setores ou clientes.
Figura 1 – Dashboard do Sistema Neovero: Tempo Médio de Atendimento.
Já para o controle da Produtividade da Equipe Técnica, o dashboard permite a visualização do índice de conclusão de ordens de serviços pela equipe técnica, bem como horas consumidas por tipos de manutenções e famílias de equipamentos.
Figura 2- Dashboard do sistema Neovero: Produtividade Técnica.
A Produtividade por Oficinas também pode ser visualizada através do percentual de conclusão de ordens de serviço de cada uma delas. No exemplo abaixo, é possível identificar ordens de serviços finalizadas assim como as abertas e pendentes de cada uma das oficinas cadastradas.
Figura 3- Dashboard do sistema Neovero: Produtividade por Oficinas.
Figura 3- Dashboard do sistema Neovero: Produtividade por Oficinas.
Indicadores como MTTR e MTBF são fundamentais no gerenciamento do parque tecnológico dos âmbitos hospitalares, pois impactam diretamente na disponibilidade dos equipamentos. O dashboard a seguir de MTBF possibilita identificar falhas crônicas, e até mesmo prever novas falhas.
Figura 4 – Dashboard do sistema Neovero: MTBF.
O dashboard de MTTR expressa os dados referentes ao tempo de execução dos reparos, sendo um indicativo de eficiência da equipe técnica.
Figura 5 – Dashboard do sistema Neovero: MTTR.
Gerenciamento de Custos
Para o controle financeiro relativo as manutenções realizadas, internas ou externas, métricas e indicadores de custos mais utilizados são:
- Custo de materiais e peças
- Custos diretos dos serviços
- Contratos e serviços terceirizados
- Custo de manutenção x custo de substituição
Figura 6 – Dashboard do Sistema Neovero: Custo de Manutenção.
O dashboard a seguir de Custo Geral de Manutenção, apresenta os valores acumulados em um dado período, permitindo identificar facilmente custos diretos com peças, fornecedores e com contratos, bem como seus detalhamentos.
Gerenciamento da Qualidade
Para o gerenciamento da qualidade dos serviços prestados e dos equipamentos disponíveis, a utilização de dashboards como os exemplos abaixo, são chaves para manter os padrões de segurança do paciente através do atendimento a ser fornecido.
- Análise de causas e eventos adversos
- Disponibilidade
- Controle da qualificação técnica das oficinas e de seus colaboradores.
- Avaliação qualitativa do atendimento interno e externo.
O dashboard de Satisfação dos Clientes para o controle da qualidade de atendimento, permite monitorar a avaliação dada pelos clientes em relação aos serviços solicitados e executados. A partir dos dados obtidos, é possível rastrear informações como responsável técnico pela execução do serviço, motivo da avaliação e o resultado obtido.
Figura 7 – Dashboard do sistema Neovero: Satisfação dos Clientes.
Por sua vez, o dashboard de Disponibilidade de Equipamentos permite o controle da performance dos ativos em um dado período, com informações de funcionamento, paradas e motivos de indisponibilidade. A garantia de segurança e confiabilidade dos equipamentos médicos são vitais, já que está intrinsicamente ligada ao tratamento e diagnóstico destinado aos pacientes.
Figura 8 – Dashboard do Sistema Neovero: Disponibilidade de equipamentos.
Modelos, Configurações e Extração de Dados
Segundo o formato de visualização, o Neovero fornece diversos tipos de dashboards customizáveis, tanto de séries temporais quanto de variáveis quantitativas, através de gráficos de linhas, barras, velas, ou dispersão, que permitem analisar de forma rápida e simples estados, evoluções e tendências.
Também, o usuário pode personalizar os dados de saída e os gráficos resultantes, aplicando filtros às séries temporais ou às variáveis qualitativas necessárias, a fim de focalizar a análise nos períodos ou classes de interesse. Caso necessário, todas as métricas estão disponíveis para descarregar em formato .xls, .doc ou .pdf.
Figura 9 – Exemplo de utilização de filtros no sistema Neovero.
Como apontado ao longo da entrada, Neovero facilita, por meio de nossa ferramenta de dashboards, o tratamento dos dados e a visualização de métricas e indicadores cruciais para gerenciar, de forma eficiente e simples, o parque tecnológico e a infraestrutura das instituições.
